Исчерпан ли инцидент? Как правильно составить письмо-претензию?

Бесплатная первичная консультация юриста
Рассмотрим Вашу правовую ситуацию или вопрос. Подскажем, что делать дальше. Звоните - это бесплатно:
  • Для жителей Москвы и МО:
  • Другие регионы России:

  • Так же пишите нам в онлайн-чат или форму на сайте

Претензионное письмо – разновидность делового письма, используемая в том случае, когда одна из сторон договора выражает другой стороне свою неудовлетворённость качеством результата выполненной работы или обязательств.

Письменные претензии могут быть сформулированы по следующим вопросам:

  • О возврате денежных сумм;
  • О несоблюдении договорных требований;
  • Об устранении имеющихся задолженностей;
  • О товаре ненадлежащего качества;
  • О нарушении срока поставок.

Что нужно сделать перед тем, как приступить к написанию письма?

Обычно перед тем, как приступить к написанию претензионного письма, принято провести личный или телефонный разговор со стороной договора, нарушившей собственные обязательства. Если такого рода беседа никак не повлияла на поведение стороны-нарушителя, можете смело браться за написание письма-претензии.

Преимущества письма-претензии

Претензионное письмо в любом случае сыграет роль самым верным и законным путём решения споров, связанных с нарушением требований договора. Всё дело в том, что данный документ, начиная с самого момента его составления, несёт в себе юридическую силу. Кроме того, письмо-претензия поможет решить проблемы с наименьшими временными затратами.

Кто занимается написанием претензионного письма?

В крупных фирмах написанием подобного рода документов чаще всего занимаются юрисконсульты, руководители отделов или юристы отделов. Однако наиболее необходимым требованием является наличие знаний и представлений о гражданско-правовых нормах и нормах гражданского делопроизводства у лица, которому было поручено составление претензионного документа.

Существует ли универсальный шаблон для письма-претензии?

Несмотря на то, что письмо-претензия обладает юридической силой, этот документ не имеет единого строго шаблона, который был бы обязателен к использованию. Его можно составить или свободно, или согласно специально созданному и утверждённому внутри организации образцу. Впрочем, на данный момент имеется несколько принципов, обязательных к соблюдению и исполнению в ходе составления претензионного письма.

Существенные элементы письма-претензии:

  • Информация об отправителе и адресате (при этом для юридического лица необходимо писать полное наименование и ФИО и должность для адресата);
  • Основания для составления претензионного письма, включая ссылки на параграфы договора и нормы гражданского права, нарушенные другой стороной;
  • Возможные альтернативы решения проблемы, способы выхода из спорной ситуации, санкции, которые может повлечь за собой игнорирование письма-претензии.

Что нужно учесть, чтобы грамотно составить претензионное письмо?

Важно отметить, что имеющуюся в документе информацию о денежных суммах и временных сроках необходимо указывать и цифрами, и прописью.

Если имеются какие-либо дополнительные доказательства или сведения, их следует приобщить к претензионному письму в виде приложений. В качестве прилагаемых к письму документов могут выступать фотографии, ссылки на видеоматериалы, чеки или квитанции. Тем не менее, в тексте самого письма необходимо отметить факт наличия приложений и указать их количество. Если документы являются письменными, нужно отразить количество страниц отдельно по каждому из прилагаемых документов.

Формы представления письма-претензии

Претензионное письмо позволяется составлять и, написав от руки, и в виде напечатанного текста. Тем не менее, вне зависимости от формы письма его необходимо заверить личной подписью руководителя. Однако делать оттиск печати не является обязательным по причине того, с 2016 года организации не обязаны ставить штампы на документах.

Следует отметить, что по количеству экземпляров претензионного письма не существует никаких ограничений, их можно сделать столько, сколько потребуется отправителю, однако все экземпляры необходимо заверить соответствующим образом. Кроме того, письмо-претензию нужно оформить в журнале исходящей документации.

С чего начать написание претензионного письма?

Первым делом необходимо заполнить шапку документа. Для этого в верхней части письма указывается информация об отправителе: полное наименование предприятия в соответствии с организационными документами, телефон и адрес. Затем записывают данные адресата: полное наименование и определённое лицо, к которому направлено данное письмо. Принято указывать фамилию, имя, отчество и должность.

Далее ставят дату написания письма-претензии, указывают номер по внутреннему документообороту и пишут наименование документа с кратким обозначением его сущности.
Оформление основной части претензии
Далее заполняют основную часть претензионного письма. Лучше всего делать это пошагово:

    1. Прежде всего необходимо отметить основание для составления претензии. При этом обязательным является наличие ссылок на конкретные пункты соглашения, иными словами, указывать номер пункта, дату и суть нарушения.

    2. Если в документе используется информация о денежных суммах, необходимо записывать её и цифрами, и буквами.

    3. Теперь можно приступать к формулированию основного текста претензии. При этом очень важно правильно структурировать текст, чтобы адресату было проще его понять. Например, если было обнаружено несколько проблем и нарушений, то каждый из них нужно записывать самостоятельными пунктами. Кроме того, немаловажным аспектом является включение в основной текст письма предложения об исполнении собственных обязательств в определённые сроки (здесь так же необходимо их указать и цифрами, и буквами).

    4. Затем следует описать те действия отправителя письма-претензии, к которым он собирается прибегнуть для более жёсткого способа разрешения сложившейся ситуации. К примеру, самым распространённым способом являются судебные тяжбы.

    5. В самом конце необходимо поставить подпись, указать её расшифровку и должность, которую занимает подписывающее лицо.

Выбор способа отправления письма

Следующим шагом является выбор способа отправления письма. На практике зачастую используют следующие информационные ресурсы:

  • Электронная почта;
  • Факс;
  • Почта России.

Электронная почта и факс являются самыми скоростными и лёгкими по исполнению альтернативами. Однако более надёжным и консервативным методом является доставка письма почтой России. Основной бонус этого способа заключается в том, что существует возможность отправки заказным письмом с уведомлением о вручении, которое представляет собой гарантию получения письма адресатом. Отрицательной же чертой использования почты России является крайне низкая скорость доставки. Тем не менее, наиболее эффективным методом является использование сразу двух вариантов отправки.

Письмо отправлено. Что дальше?

Претензионное письмо, как и любое другое, предполагает наличие ответа на него. При этом может быть три исхода: полное удовлетворение требований, частичное удовлетворение требований и отказ от удовлетворения требований. Ответ на письменную претензию выполняется в письменном виде, то есть в виде письма или резолюции, поставленной руководителем организации-адресата на письмо-претензию.

Если в течение 30 дней ответ на отправленное претензионное письмо не был получен, следует либо направить иск в суд, либо подать жалобу в ведомство, уполномоченную осуществлять надзор.
Претензионное письмо о возврате денежной суммы
Теперь перейдём к подробному рассмотрению порядка написания наиболее распространённого вида письма-претензии – о возврате денежных средств.

Данный документ составляется в том случае, если возврат денежной суммы не был выполнен при личном обращении. Ситуацию можно наблюдать в случае, когда покупатель желает вернуть деньги за некачественный товар.

Наличие претензионного письма необходимо, если неудовлетворённый потребитель собирается отстаивать в суде свои права. Здесь важен факт попытки разрешить конфликт без привлечения судебных органов.

Письмо составляют в свободной форме, однако не нужно забывать про фундаментальные правила делопроизводства, то есть следует включить:

Бесплатная первичная консультация юриста
Рассмотрим Вашу правовую ситуацию или вопрос. Подскажем, что делать дальше. Звоните - это бесплатно:
  • Для жителей Москвы и МО:
  • Другие регионы России:

  • Так же пишите нам в онлайн-чат или форму на сайте

На правах рекламы
  • Информацию об адресате;
  • Информацию о заявителе (не стоит забывать про данные для связи);
  • Сущность претензии;
  • Личную подпись отправителя;
  • Дату написания письма.
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

ПОДЕЛИТЬСЯ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

*

code